Description sommaire

Relevant de la présidente-directrice générale, le poste implique un rôle de soutien exécutif polyvalent axé sur le service à la clientèle et la coordination de rencontres. Ce rôle clé comprend la gestion des interactions avec les membres, l’organisation et le suivi rigoureux des réunions du conseil d’administration afin d’en assurer le bon fonctionnement, ainsi que la rédaction et la révision de documents variés. En collaboration avec l’équipe de direction, le rôle nécessite de fortes compétences organisationnelles, une maîtrise des outils technologiques récents, incluant l’intelligence artificielle, ainsi que d’excellentes capacités de communication.

Principales tâches et responsabilités

• Appuyer la présidente-directrice générale et l’équipe de direction dans l’organisation et la logistique de plusieurs tâches, réunions, déplacements et évènements ;
• Soutenir les membres et collaborateurs de l’AMQ, les référer aux bonnes ressources et faire les suivis nécessaires ;
• Préparer, coordonner et assister aux réunions et activités de l’équipe de direction ainsi que du conseil d’administration et de ses comités (avis de convocation, soutien à la préparation de l’ordre du jour, constitution des dossiers de réunion, etc.) ;
• Participer à des projets spéciaux en soutien au comité de direction ;
• Veiller au respect des échéanciers, en assurant un suivi proactif de l’avancement des livrables critiques auprès de la présidente-directrice générale et du comité de direction ;
• Effectuer des tâches de soutien, telles que rédiger, corriger des textes et faire la mise en page de documents et tenir à jour les dossiers grâce à un système de classement efficace ;
• Contribuer à la mise à jour de la base de données des membres de l’Association ;
• Contribuer à l’accueil et à l’intégration des nouveaux employés de l’AMQ et agir comme personne-ressource pour guider l’équipe selon les besoins.

Formation

• Détenir un diplôme d’études collégiales en administration/bureautique ou l’équivalent.

Expérience

• Posséder au moins dix années d’expérience pertinente, dont de trois à cinq ans dans le soutien exécutif ou de président ;
• Connaitre les mécanismes de fonctionnement des conseils d’administration ;
• Avoir de l’expérience en milieu associatif est un atout.

Exigences

• Excellent français et très bonne connaissance de l’anglais (écrit et parlé) ;
• Excellentes connaissances informatiques (Microsoft Office, outils numériques, assistant virtuel, outils en ligne, etc.).

Aptitudes

• Responsable et capable de travailler de manière indépendante autant qu’en équipe ;
• Excellentes capacités d’organisation, rigueur et souci du détail ;
• Efficacité et rapidité dans la gestion des courriels et des documents ;
• Bon esprit critique et analytique ;
• Sens de l’initiative ;
• Capacité à mener plusieurs tâches de front et savoir gérer les priorités ;
• Versé en communication ;
• Faire preuve de patience, courtoisie, diplomatie et discrétion ;
• Attitude positive contribuant à un climat d’équipe harmonieux ;
• Efficacité et capacité à apprendre de nouveaux outils informatiques.

Avantages de joindre l'AMQ

• Organisation proactive et près de ses membres ;
• Culture organisationnelle axée sur le client, la collaboration, la créativité et la rigueur ;
• Grande autonomie professionnelle dans la gestion et le traitement des dossiers ;
• Formation continue et développement professionnel ;
• Assurances collectives complètes (soins médicaux, dentaires et visuels) ;
• Télémédecine et programme d’aide aux employés ;
• Contribution par l’employeur au régime de retraite de 5 % du salaire annuel ;
• Politique de télétravail – modèle hybride (minimum trois jours par semaine en présentiel au bureau) ;
• Allocation de 500 $ pour une installation optimale de télétravail à domicile ;
• Allocation pour frais d’activités physiques ;
• Allocation annuelle pour chaque employé afin de contribuer à une ou des causes de leur choix (dons de charité) ;
• Stationnement sous-terrain ou laissez-passer d’autobus payé par l’Association.