Liste des fiches-métiers

Autres appellations : secrétaire administratif/secrétaire administrative, commis-secrétaire, adjoint administratif/adjointe administrative de bureau, etc.

Les adjoints administratifs effectuent des tâches administratives pour épauler les gestionnaires et les professionnels. Ils travaillent dans les secteurs privé et public. 

Fonctions principales

Les adjoints administratifs exercent une partie ou l'ensemble des fonctions suivantes :

  • Préparer, saisir à l'ordinateur, réviser et relire de la correspondance, des factures, des présentations, des brochures, des publications, des rapports et d'autres documents connexes à partir de notes dictées ou manuscrites;
  • Ouvrir et distribuer le courrier postal et électronique et les autres documents reçus et coordonner la circulation des renseignements à l'interne et avec d'autres services et organismes;
  • Fixer et confirmer les rendez-vous et les réunions de l'employeur;
  • Commander les fournitures de bureau et en tenir l'inventaire;
  • Répondre aux demandes de renseignements reçues par téléphone et par courrier électronique et transmettre les appels téléphoniques et les messages;
  • Établir et tenir des systèmes manuels et informatisés de classement des dossiers d'information;
  • Formuler et mettre en oeuvre les modes de fonctionnement du bureau;
  • Accueillir les visiteurs, déterminer le but de leur visite et les diriger vers l'employeur ou la personne compétente;
  • Consigner et préparer les procès-verbaux des réunions;
  • Organiser les voyages et faire les réservations nécessaires;
  • Compiler, s'il y a lieu, des données, des statistiques et d'autres renseignements, afin d'appuyer les activités de recherche;
  • Surveiller et former, s'il y a lieu, les employés de bureau en ce qui a trait aux méthodes de travail et à l'utilisation de logiciels courants;
  • Organiser, s'il y a lieu, des conférences. 

Exigences

  • Un diplôme d'études secondaires est habituellement exigé.
  • Un diplôme d’études professionnelles peut être exigé.
  • Un diplôme de niveau collégial en bureautique ou de l'expérience dans le travail de bureau peut être exigé. 

Pour en savoir plus, visitez le site Web de l'IMT

* Veuillez prendre note que la forme masculine utilisée dans cette fiche désigne aussi bien les femmes que les hommes. Elle est utilisée dans le seul but d’alléger le texte.